Consentement & conservation des données : Assurez-vous de savoir combien de temps le consentement de vos clients est valable et surtout de communiquer l’information.
Alors que le RGPD et le CPRA ont défini le cadre de la protection de la vie privée au cours des dernières années, les organisations s’efforcent toujours de trouver la meilleure façon de remplir leurs obligations de conformité. Un domaine de la loi dans lequel les équipes doivent évoluer est la conservation des données et sa relation complexe avec le consentement des utilisateurs.
Une question se pose : combien de temps dure le consentement ?
La loi est claire sur un point : les politiques de confidentialité doivent refléter des termes précis concernant la conservation des données. Mais pour que le consentement soit valable, les organisations doivent également être en mesure de justifier et de tenir des registres méticuleux sur la façon dont elles utilisent les données en aval du point de collecte et sur les raisons de cette utilisation.
Les politiques de conservation des données doivent aller au-delà de la conformité et prendre en compte la confiance dans l’équation. Ce n’est pas parce qu’il est légal de conserver des données que cela reste dans le meilleur intérêt de favoriser des relations solides et de confiance qui sont essentielles pour créer de la valeur à long terme pour vos clients et votre entreprise.
C’est pourquoi il est si nécessaire pour les programmes de protection de la vie privée en cours de maturation d’explorer la relation entre le consentement de l’utilisateur et l’élaboration d’une politique de conservation des données. Dans ce post, vous pouvez vous attendre à mieux comprendre les nuances complexes présentées par le RGPD et les lois américaines sur la confidentialité. Nous explorerons également les principales approches permettant d’aligner des politiques de conservation des données conformes avec la stratégie de confiance.
RGPD, CPRA et consentement
Selon le RGPD, le consentement n’est pas éternel. La qualité du consentement de l’utilisateur se dégrade à des rythmes variables – en fonction de la manière, du moment et de la ou des finalités pour lesquelles vous l’avez recueilli. Par conséquent, le contexte est très important pour déterminer la durée de validité du consentement.
Mais le RGPD ne définit pas la validité du consentement en des termes précis. L’obligation d’une organisation en vertu de la loi est de documenter ses justifications d’utilisation et de les aligner avec les enregistrements de consentement horodatés.
Dans le paysage américain de la protection de la vie privée, le CPRA définit le consentement et sa validité de manière similaire au RGPD.
Elle stipule également qu’une organisation doit faire savoir à ses clients combien de temps elle conserve chaque catégorie d’informations personnelles et sur quelle base et quelle justification elle se fonde pour fixer les périodes de conservation. D’autres lois américaines sur la protection de la vie privée imposent des obligations similaires aux organisations, en leur demandant d’avoir des calendriers de conservation des données valides et de fournir des raisons claires pour conserver les données pendant certaines périodes.
Dans le cadre de la question générale de la durée réelle du consentement, les équipes doivent se poser deux questions complémentaires. Pendant combien de temps les entreprises sont-elles autorisées à conserver les données recueillies avec le consentement des intéressés ? Et quelle est la cadence raisonnable pour rappeler aux consommateurs les données qu’ils ont consenties à partager ?
Les équipes chargées de la protection de la vie privée doivent tenir compte de ces facteurs lorsqu’elles affinent les politiques de conservation des données et adoptent des stratégies globales qui renforcent la confiance des clients. Les attentes des utilisateurs doivent également jouer un rôle important dans la durée de conservation des données personnelles par les organisations.
Conservation des données et confiance
Le RGPD et le CPRA autorisent les organisations à conserver les données aussi longtemps que “nécessaire” – mais s’arrête à placer des limites claires autour de comment et quand le consentement reste valide. Pour compliquer encore la question, ce qui est “nécessaire” peut comporter des définitions et des attentes différentes entre les consommateurs et les entreprises.
À l’ère du marketing numérique et du remarketing en ligne, les entreprises peuvent continuer à tirer de la valeur des données des utilisateurs plusieurs années après. En documentant de manière appropriée ces cas d’utilisation potentiels, les entreprises peuvent être en mesure d’établir une justification légale.
Mais certains consommateurs ont des opinions différentes concernant le consentement. Ils peuvent considérer que la conservation “nécessaire” des données correspond davantage à l’objectif immédiat pour lequel ils ont signé à l’origine.
Si la prise en compte de la dégradation du consentement n’est pas explicitement une obligation légale (du moins pas pour le moment), elle s’aligne sur la capacité de votre organisation à établir et à maintenir la confiance des consommateurs. La façon dont les consommateurs perçoivent les limites du consentement est importante – tant pour les clients eux-mêmes que pour les responsables de l’application de la loi au sein de l’Information Commissioner’s Office (ICO).
Définir votre politique de conservation des données
Lorsque les utilisateurs pensent qu’une entreprise n’abuse pas du privilège de conserver l’accès à leurs données personnelles, ils seront plus enclins à rester connectés à l’échange de valeur que vous leur fournissez.
Pour gagner la confiance des consommateurs grâce à votre politique de conservation des données, il faut mettre en place un programme de renouvellement du consentement fondé sur l’objectif. Cela aidera votre organisation à conserver des dossiers de consentement clairs, qui devraient s’aligner sur les objectifs de conformité, et permettra aux utilisateurs de donner un consentement actualisé et éclairé en fonction des conditions en temps réel.
Ensuite, vous devez intégrer au programme un calendrier de conservation qui supprime les différents types de données en fonction des règles que vous avez établies.
L’application d’un programme de renouvellement du consentement peut ressembler à un rappel aux abonnés de ce à quoi ils ont opté : bulletins d’information, recommandations de produits personnalisées, offres promotionnelles, etc.
Par exemple, si une personne s’inscrit pour répondre à une enquête et que les résultats sont publiés six mois plus tard, le consommateur peut s’attendre à ce que le cycle de vie de ses données s’arrête là. Comparez cela à un client de longue date. Dans ce cas, il peut s’attendre à ce que le consentement pour le marketing persiste pendant une période plus longue, ainsi qu’à des rappels réguliers pour consulter et gérer ses préférences.
Vos politiques de données doivent tenir compte des cas d’utilisation en temps réel de la collecte et de l’application des données des utilisateurs et mettre en œuvre des actions qui s’alignent sur la conformité et l’empathie pour l’expérience de l’utilisateur final.
Partenariat avec OneTrust pour la gestion des consentements et des préférences
Exécuter un programme de conservation des données qui respecte les tenants et aboutissants du consentement peut être complexe. OneTrust Consent and Preference Management rationalise l’effort en unifiant comment et où vous appliquez vos politiques de rétention grâce à une automatisation intelligente.
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