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La valeur ajoutée d’une solution de gestion des tiers

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Grâce à une approche holistique de la gestion des tiers (Third-Party Management), les organisations peuvent gérer les fournisseurs à travers les domaines de confiance pour s’assurer qu’ils protègent également les données personnelles, qu’ils respectent les exigences réglementaires, qu’ils répondent aux exigences éthiques et qu’ils maintiennent des pratiques commerciales durables. 

Le défi de la visibilité des tiers  

Plus une organisation se développe, plus ses départements sont cloisonnés car chacun met en place ses propres mécanismes et processus, pour augmenter les résultats de l’organisation.  

Cependant, pour maintenir la stabilité de l’entreprise, la gestion des tiers ne peut pas être une simple case à cocher. Il ne s’agit pas seulement de conformité. Au contraire, un programme global est nécessaire pour s’assurer que les tiers sont alignés sur vos normes, que ce soit en conformité avec les réglementations sectorielles ou avec les initiatives de développement durable, afin de ne pas créer de charge pour votre entreprise.   

Pour chaque contrat avec un fournisseur, le niveau de risque de l’entreprise augmente, mais la productivité aussi. Par exemple, le département achats effectue des évaluations de risques sur des dizaines de tiers, il est probable que d’autres départements de l’organisation effectuent également des évaluations par rapport à différents types de risques, qu’il s’agisse de confidentialité, d’éthique ou d’ESG.   

C’est là qu’un manque de visibilité et de confiance génère une redondance et une perte de temps car aucun décideur ne collabore avec les autres, sur la façon dont les tiers sont gérés.   

Une compréhension globale de la gestion des tiers 

Lorsqu’il s’agit de gérer des fournisseurs, les organisations doivent définir les risques les plus importants. OneTrust considère que ces risques existent dans quatre domaines clés, notamment : 

La sécurité : Dans le cadre d’une stratégie GRC plus large, les considérations du programme de gestion des risques liés aux tiers se concentrent sur l’identification, l’analyse et l’atténuation des risques IT, afin de réduire le risque de cyberattaques potentielles qui peuvent se propager par le biais de tiers, telles que les attaques de ransomware et les violations de données.  

Vie privée : La confidentialité englobe un large éventail de sujets, avec un accent particulier sur la gestion des consentements et des préférences et la gouvernance des données. Les considérations relatives à la vie privée se concentrent sur la protection des données personnelles et la démonstration de la conformité en ce qui concerne les informations personnelles avec les tiers d’une organisation. La gestion des tiers consiste à réunir ces piliers pour obtenir une compréhension globale de tous les risques et opportunités liés à un tiers.  

Éthique et conformité : L’éthique apparaît comme un élément clé de la stratégie d’entreprise. Les considérations éthiques se concentrent sur la conduite d’une diligence raisonnable. Le contrôle préalable des tiers consiste essentiellement en une vérification des antécédents en ce qui concerne les préoccupations liées aux médias défavorables ainsi que les questions relatives à la corruption, aux personnes politiquement exposées, aux listes de sanctions et à la propriété effective.  

Environnemental, social et gouvernance (ESG) : Les programmes ESG et éthiques apparaissent comme des éléments clés d’une stratégie inter-organisationnelle. Ici, les considérations ESG se concentrent sur l’analyse du risque de réputation lié à la collaboration avec un tiers ou un fournisseur en ce qui concerne les préoccupations environnementales, sociales et de gouvernance.  

Une gestion des tiers basée sur la confiance  

Il existe quelques étapes clés, faciles à suivre, pour vous aider dans la mise en place d’un programme de gestion des tiers :  

  • Définissez ce que la confiance signifie pour votre entreprise : Qu’est-ce qui est acceptable pour votre entreprise ?  
  • Définissez les besoins de votre entreprise et vos attentes en matière de confiance 
  • Alignez les processus avec les parties prenantes dans les principaux domaines de confiance 
  • Définissez les risques que vous êtes prêt à accepter  
  • Déterminez les domaines de confiance (ou de risque) les plus importants pour votre entreprise en ce qui concerne les tiers 
  • Alignez les méthodologies de risque entre les domaines  

Il est également préférable de définir des stratégies, pour la mise en œuvre et la mesure de la méthodologie, et de hiérarchiser vos tiers afin de pouvoir vous concentrer sur ceux qui comptent le plus. Posez-vous les questions suivantes :  

  • Les biens ou services fournis sont-ils essentiels à vos opérations commerciales ?  
  • Quel est l’impact en cas de perturbation de l’accès ?  
  • Partagez-vous des informations commerciales exclusives avec le fournisseur ?  
  • Partagez-vous des données personnelles avec le tiers ?  
  • Partagez-vous des données personnelles sensibles avec le tiers ?  
  • Partagez-vous des données personnelles au-delà des frontières ?  
  • Quelles sont les conséquences potentielles pour votre organisation en cas de divulgation non autorisée d’informations ?  
  • Quel est l’effet potentiel pour votre organisation en cas de modification ou de destruction non autorisée des informations ?  
  • La collaboration avec le fournisseur peut-elle avoir des répercussions ESG ?  
  • Y a-t-il des impacts éthiques ou de réputation associés à la tierce partie ?  

Les évaluations uniques demandent beaucoup de ressources et laissent souvent de côté des informations essentielles lorsqu’elles sont appliquées à plusieurs domaines. L’automatisation des workflows permet à votre organisation de réduire les répétitions et de personnaliser les évaluations en fonction du niveau et des risques identifiés. 

Responsabiliser les tiers  

Chaque tiers associé à votre organisation doit respecter les exigences que vous définissez dans chacun de ces domaines mais c’est à vous de vérifier l’adhésion de ce dernier.  

En adoptant une solution de gestion des tiers qui s’étend à différents départements et à différents domaines, votre organisation dispose d’une vue unique, de processus alignés et de la capacité de partager des données sur la sécurité, la confidentialité, l’éthique et l’ESG.   

Grâce à cette vue centralisée sur les domaines de confiance, les organisations collaborent et partagent efficacement les données, réduisant ainsi le travail redondant et augmentant la visibilité grâce à des reporting améliorés. 

 

Pourquoi choisir OneTrust pour la gestion des tiers ?  

La solution OneTrust Third-Party Management permet de travailler en toute confiance avec des tiers en améliorant la résilience de l’entreprise avec une surveillance continue et en intégrant la prise de décision basée sur les données dans le cycle de vie des tiers. Sécurité, gain de temps et efficacité sont au RDV.  

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